Business Central Support & Optimierung – Maximieren Sie Ihre ERP-Investition

Code: BC-IMPL-06
Category: Support & Optimierung
Target Audience: CFOs, IT-Manager, Operations/Leitungsfunktionen
Reading Time: 11 Minuten

Einleitung: Die Implementierung ist erst der Anfang

Ihr Business-Central-Go-Live war erfolgreich – herzlichen Glückwunsch! Anwender erfassen Aufträge, buchen Rechnungen und steuern Bestände im neuen ERP-System. Der Sekt ist geöffnet, das Projektteam hat gefeiert und der Implementierungspartner ist weitergezogen.

Aber was viele Unternehmen unterschätzen: Go-Live ist der Start Ihrer Business-Central-Reise – nicht das Ende.

Die Realität:

• Monat 2: Anwender finden Workarounds für Funktionen, die sie noch nicht verstehen

• Monat 6: Anpassungen sammeln sich an (Quick Fixes werden zu technischem Schuldenberg)

• Monat 12: Die Systemperformance lässt nach (Reports werden langsam, Bestände driften)

• Monat 18: Anwender sind frustriert („BC funktioniert bei uns nicht“)

• Monat 24: Man denkt über das nächste ERP nach („wir brauchen etwas Besseres“)

Das Problem: Fehlender laufender Support und fehlende kontinuierliche Optimierung.

Die Chance: Unternehmen, die in proaktiven Support und kontinuierliche Optimierung investieren, erzielen:

• 35% höhere Nutzerakzeptanz (Training für Advanced Features statt nur Basics)

• 50% weniger Support-Tickets (Probleme proaktiv erkennen statt reaktiv löschen)

• 20–30% Produktivitätssteigerung (Automatisierung, Workflow-Optimierung)

• 10–15% Kostenreduktion (Ineffizienzen reduzieren, manuelle Arbeit vermeiden)

QUALIA Technik GmbH betreut seit über 20 Jahren 150+ Business-Central-Kunden (inkl. Dynamics-NAV-Legacy). Wir haben gelernt: Erfolgreiches ERP ist kein Projekt – es ist eine Partnerschaft.

Dieser Blog zeigt, wie umfassender Business-Central-Support aussieht, wie Sie Ihr System nach dem Go-Live optimieren und wie QUALIA sicherstellt, dass Sie den ROI Ihrer ERP-Investition maximal ausschöpfen.

Das Support-Spektrum: Break-Fix vs. proaktive Optimierung

Klassischer „Break-Fix“-Support (reaktiv)

So funktioniert es:

1. Anwender stößt auf ein Problem („Rechnung lässt sich nicht buchen“)

2. Anwender ruft die Support-Hotline an (15–30 Minuten Warteschleife)

3. Ticket wird erstellt (zugewiesen an einen Techniker)

4. Techniker untersucht (kann Stunden oder Tage dauern)

5. Problem wird gelöst (oft via Workaround statt Ursachenbehebung)

6. Beim nächsten Mal wiederholt sich das Ganze

Merkmale:

• Reaktiv: Probleme werden erst gelöst, wenn sie auftreten

• Transaktional: Abrechnung pro Vorfall (€150–€300 pro Ticket)

• Inkonsistent: Jedes Mal ein anderer Techniker (kein Kontext)

• Feuerwehrmodus: Immer dringend, nie strategisch

• Keine Optimierung: System bleibt wie es ist – Potenziale bleiben ungenutzt

Jährliche Kosten (typisches KMU):

• 50–75 Tickets/Jahr × Ø €200 = €10.000–€15.000

• Plus: interner Zeitverlust (Troubleshooting, Knowledge Base durchsuchen)

• Plus: Produktivitätsverlust (Downtime, manuelle Workarounds)

• Summe: €20.000–€30.000/Jahr (sichtbare + versteckte Kosten)

User Experience:

• Frust („BC geht ständig kaputt“)

• Geringes Vertrauen („Ich verlasse mich nicht aufs System“)

• Workaround-Kultur („So tricksen wir das System aus“)

QUALIA Managed Services (proaktiv)

So funktioniert es:

1. Proaktives Monitoring: QUALIA erkennt Probleme, bevor Anwender sie bemerken (Performance, Error Logs)

2. Regelmäßige Health Checks: Monatliche/vierteljährliche Systemreviews (Konfigurationsdrift, Optimierungsfelder)

3. Dedizierter Consultant: Eine konstante Ansprechperson kennt Ihr Business, Ihr System, Ihre Historie

4. Strategische Partnerschaft: Nicht nur Fehler beheben, sondern Prozesse verbessern

5. Kontinuierliche Optimierung: Monatlich inkrementelle Verbesserungen

Merkmale:

• Proaktiv: Probleme vermeiden, bevor sie Anwender beeinträchtigen

• Beziehungsbasiert: Dedizierter Consultant (kennt Ihr Business im Detail)

• Konsistent: Gleiches Team, wachsendes Systemwissen

• Strategisch: Fokus auf Optimierung statt nur Störungsbehebung

• Mehrwertorientiert: System wird über Zeit besser

Jährliche Kosten (typisches KMU):

• QUALIA Silver Plan: €1.200/Monat × 12 = €14.400/Jahr

  • Enthält: Telefon-/E-Mail-Support, monatlicher Health Check, 10 Stunden/Monat Consulting

  • Upgrades: 2× jährlich Major Upgrades inklusive

  • Extensions: Updates für QUALIA Apps inklusive

• Summe: €14.400/Jahr (planbar, keine Überraschungen)

User Experience:

• Vertrauen („BC läuft zuverlässig“)

• Kontinuierliche Verbesserung („jeden Monat wird etwas einfacher“)

• Optimierungskultur („lassen Sie uns einen besseren Weg finden“)

Die Rechnung:

• Break-Fix: €25.000/Jahr (reaktiv, unplanbar)

• Managed Services: €14.400/Jahr (proaktiv, planbar)

• Ersparnis: €10.600/Jahr + bessere User Experience + kontinuierliche Systemverbesserung

Die vier Säulen eines umfassenden BC-Supports

Säule 1: Reaktiver Support (wenn Sie JETZT Hilfe brauchen)

Umfang:

1. Help Desk (Telefon, E-Mail, Teams Chat)

2. Triage & Lösung

3. Knowledge Base & Self-Service

4. Remote Assistance

Säule 2: Proaktives Monitoring (Probleme verhindern, bevor sie entstehen)

Umfang:

1. System-Health-Monitoring

2. Kapazitätsplanung

3. Security Monitoring

Säule 3: Regelmäßige Health Checks (BC dauerhaft optimiert halten)

Umfang:

1. Monatlicher Systemreview (Silver/Gold Plans)

2. Quartalsweiser Business Review (Gold Plan)

3. Jährlicher Health Assessment (alle Pläne)

Säule 4: Kontinuierliche Optimierung (BC jeden Monat besser machen)

Umfang:

1. Prozessverbesserungs-Consulting

2. Adoption von Advanced Features

3. Custom Development (wenn Konfiguration nicht reicht)

4. Data-Quality-Maintenance

QUALIA Managed Services Plans: Wählen Sie Ihr Level

Bronze Plan: €500/Monat

Geeignet für: Kleine Organisationen (10–20 Nutzer), einfache BC-Konfiguration, wenig Customization

Enthält:

• ✅ E-Mail Support (48-Stunden Response)

• ✅ Unlimitierte Tickets (keine Kosten pro Vorfall)

• ✅ Knowledge Base Zugriff

• ✅ Quartals-Health-Check (virtuelles Meeting)

• ✅ BC Upgrade Notifications (Sie planen selbst)

• ❌ Kein proaktives Monitoring

• ❌ Keine inkl. Consulting-Stunden (zusätzliche Stunden €120/Std)

• ❌ Kein Telefonsupport (nur E-Mail)

Geeignet, wenn:

• Standard-BC-Nutzung (keine komplexen Anpassungen)

• internes IT-Team (löst vieles selbst)

• budgetfokussiert

Jährliche Kosten: €6.000/Jahr

Silver Plan: €1.200/Monat

Geeignet für: Mittelgroße Organisationen (20–50 Nutzer), moderate Anpassungen, wachsende Anforderungen

Enthält:

• ✅ Telefon + E-Mail Support (8-Stunden Response)

• ✅ Unlimitierte Tickets

• ✅ Knowledge Base Zugriff

• ✅ Monatlicher Health Check (30-Minuten Meeting + Report)

• ✅ Proaktives Monitoring (Performance, Errors, Integrationen)

• ✅ 10 Std/Monat Consulting (Prozessoptimierung, Training, Konfiguration)

• ✅ 2× jährlich BC Upgrades (inkl., QUALIA übernimmt)

• ✅ QUALIA App Updates (Rule Engine, Workflow inkl.)

• ✅ Annual Health Assessment (umfassender Audit)

• ❌ Kein After-Hours Support (nur 08:00–17:00 Uhr CET)

Geeignet für:

• Die meisten KMU (gutes Cost/Value-Verhältnis)

• Proaktiven Support statt nur reaktiv

• Regelmäßige Optimierung

Jährliche Kosten: €14.400/Jahr
Inkl. Stunden: 120 Std/Jahr Consulting
Overage: €120/Std (bei Überschreitung)

Gold Plan: €2.500/Monat

Geeignet für: Größere Organisationen (50+ Nutzer), komplexe Anpassungen, Business-kritische Nutzung

Enthält:

• ✅ Priority Telefon + E-Mail + Teams Support (2-Stunden Response)

• ✅ Unlimitierte Tickets

• ✅ Knowledge Base Zugriff

• ✅ Wöchentliche Check-ins (15-Minuten Pulse + monatlich 1 Std Deep Dive)

• ✅ Proaktives Monitoring (Real-time Alerts, sofortige Maßnahmen)

• ✅ 25 Std/Monat Consulting (Rollover bis 50 Std)

• ✅ 2× jährlich BC Upgrades (QUALIA managt Test + Deployment)

• ✅ QUALIA App Updates (inkl.)

• ✅ Quartalsweise Business Reviews (2 Std Executive Meeting + Detailreport)

• ✅ Annual Health Assessment (umfassend + strategische Roadmap)

• ✅ After-Hours Support (Rufbereitschaft für kritische Themen)

• ✅ Dedizierter Consultant (gleiche Person, tiefes Business-Verständnis)

Geeignet für:

• Business-kritische Nutzung (ERP-Downtime = Umsatzverlust)

• Komplexe Umgebungen (Customizations, Integrationen)

• Strategische Partnerschaft (Consultant als Teil Ihres Teams)

Jährliche Kosten: €30.000/Jahr
Inkl. Stunden: 300 Std/Jahr Consulting
Overage: €100/Std (discounted)

Der Wert eines dedizierten Consultants

Transaktionaler Support vs. beziehungsbasierter Support

Transaktionaler Support (typischer Help Desk):

QUALIA dedizierter Consultant (beziehungsbasiert):

Zusätzliche Benefits:

• Mustererkennung: Wiederkehrende Ursachen fixen statt Pflaster

• Proaktive Empfehlungen: Verbesserungen passend zu Ihren Zielen

• Vertrauen: Fragen stellen, ohne Hemmschwelle

• Strategischer Fit: Features werden entlang Ihrer Roadmap eingesetzt

Praxisbeispiele: Wie QUALIA Mehrwert liefert

Szenario 1: Monatsabschluss dauert zu lange

Problem:

• Monatsabschluss dauert 5 Tage (Frust, verspätete Reports)

• CFO will Abschluss innerhalb von 3 Tagen

QUALIA Vorgehen:

Phase 1: Ist-Prozess analysieren (2 Std, inkl.)

• Interviews Finance

• Schritt-für-Schritt-Doku

• Findings:

  • Tag 1–2: Warten auf Accruals (E-Mail Ping-Pong)

  • Tag 3: Abschreibung manuell (50 Anlagen)

  • Tag 4: Fremdwährungsbewertung manuell

  • Tag 5: Review/Adjustments/Finalisierung

Phase 2: Verbesserungen umsetzen (8 Std, inkl.)

• Accrual-Workflow: QUALIA Workflow (Formular, Routing)

  • Impact: Tag 1–2 → Tag 1

• Abschreibungsautomation: BC automatische Abschreibung (Batch Job)

  • Impact: Tag 3 entfällt

• Fremdwährungsbewertung: BC automatische Bewertung

  • Impact: Tag 4 → 1 Std (nur Review)

Phase 3: Training (2 Std, inkl.)

• Finance auf neue Abläufe schulen

• Monatsabschluss-Checklist aktualisieren

Ergebnisse:

• Monatsabschluss: 5 Tage → 2 Tage (60% Zeitreduktion)

• Produktivität: 40 Std/Monat gespart

• CFO-Zufriedenheit: Abschluss bis Tag 3

• Jährlicher Wert: €12.000/Jahr (bei geringem Beratungsaufwand)

Szenario 2: E-Commerce-Integration bricht sporadisch

Problem:

• Shopify Orders importieren 2–3×/Monat nicht

• Sales erfasst manuell (2–3 Std je Ausfall, fehleranfällig)

• Ursache unklar

QUALIA Vorgehen:

Phase 1: Proaktives Monitoring (laufend)

• QUALIA prüft Integrationslogs täglich

• Muster: Fehler tritt auf, wenn Order eine bestimmte Variant enthält (discontinued item)

• Root Cause: Integration kann null Product ID nicht sauber verarbeiten (crasht statt skip)

Phase 2: Sofortfix (1 Std)

• Fehlerhandling ergänzen (invalid order skip + E-Mail Alert)

• Deployment nach Prod

Phase 3: Langfristige Lösung (3 Std)

• Empfehlung: Shopify-Katalog-Sync

• Konfiguration: BC Bestand → Shopify Availability

• gründliches Testing

Ergebnisse:

• Integrationsausfälle: 2–3/Monat → 0

• Manuelle Erfassung: 0 Std

• Sales Productivity: €2.400–€3.600/Jahr

• Besseres Kundenerlebnis

• Proaktive Behebung (Client merkt es erst nach Fix)

Szenario 3: Advanced Features werden nicht genutzt

Problem:

• Go-Live vor 18 Monaten

• Nutzer können Basics, Advanced Features ungenutzt (Dimensionen, Budgets, Forecast)

• CFO: „Wir zahlen Enterprise-ERP und nutzen es wie QuickBooks“

QUALIA Vorgehen:

Phase 1: Usage Analysis (im Health Check)

• QUALIA analysiert Telemetrie

• Findings:

  • Dimensionen: 0% Nutzung

  • Budgets: angelegt, aber nicht verfolgt

  • Cash Flow Forecast: nicht konfiguriert

  • Service Management: gekauft, nicht aktiviert

  • Approval Workflows: manuell per E-Mail

Phase 2: Quartalsweises Feature Spotlight (2 Std/Quartal × 4 = 8 Std/Jahr)

• Q1: Dimensionen

  • 1 Std Lunch & Learn

  • 3 Dimensionen konfigurieren

  • Training Finance

  • Ergebnis: 80% der G/L Buchungen mit Dimension

• Q2: Budget Tracking

  • 1 Std Workshop

  • Budgetimport + Reports

  • Ergebnis: Monatsreports Actual vs. Budget

• Q3: Cash Flow Forecast

  • 30 Min Demo

  • Forecast-Regeln konfigurieren

  • Ergebnis: 90-Tage Cash Forecast

• Q4: Approval Workflows

  • 1 Std Workshop

  • QUALIA Workflow (3 Levels)

  • Ergebnis: 5 Tage → 1,5 Tage

Ergebnisse:

• Feature Adoption: 35% → 75%

• CFO-Zufriedenheit: „Jetzt fühlt es sich wie Enterprise-ERP an“

• Zusätzlicher ROI: ca. €25.000/Jahr

• User Engagement steigt

Mehr als Support: Strategische Partnerschaft

Jahr 1: Stabilisierung

Fokus: Stabilität, Produktivität, Basics beherrschen.

QUALIA Aktivitäten:

• Monatliche Check-ins

• Reaktiver Support

• Basale Optimierung (Features konfigurieren, die im Go-Live fehlten)

Client Mindset: „QUALIA ist unser Supportanbieter“

Jahr 2: Optimierung

Fokus: Ineffizienzen eliminieren, manuelle Prozesse automatisieren.

QUALIA Aktivitäten:

• Prozessverbesserungen

• Advanced Feature Adoption

• Integrations-Enhancements

Client Mindset: „QUALIA hilft uns smarter zu arbeiten“

Jahr 3: Transformation

Fokus: Wettbewerbsvorteil, datengetriebene Entscheidungen.

QUALIA Aktivitäten:

• AI/ML Capabilities

• Advanced Analytics (Power BI)

• Business Process Re-Engineering

• Neue Module (Service Management, Advanced Warehouse)

Client Mindset: „QUALIA ist unser strategischer Partner“

Support-ROI messen: Wichtige Kennzahlen

1. Ticket-Volumen-Trend

Gesunder Trend: sinkt über Zeit (Learning, weniger Issues)

Beispiel:

Ungesunder Trend: steigt oder bleibt konstant (Hinweis auf strukturelle Probleme)

2. Mean Time to Resolution (MTTR)

Gesunde MTTR: <4 Stunden im Schnitt

Beispiel:

3. User Satisfaction Score

Gesunder Wert: >4,0/5,0

QUALIA Quartals-Umfrage:

4. Produktivitätsgewinne (Zeitersparnis)

Ziel: 10–20% Produktivitätssteigerung YoY

Beispielmessung:

5. System-Uptime

Zielwerte: >99,5% (Cloud) oder >99,0% (On-Prem)

Beispiel:

Fazit: Support ist eine Investition – keine Ausgabe

Viele Unternehmen sehen ERP-Support als notwendiges Übel – als Kostenstelle, die man minimieren sollte. Die erfolgreichsten BC-Kunden verstehen Support jedoch als strategische Investition, die über Zeit „zinst“.

Mit QUALIA Managed Services: ✅ Reaktiver Support: Schnell gelöst (2 Std Response kritisch, Ø <4 Std)
✅ Proaktives Monitoring: Probleme verhindern, bevor sie User treffen
✅ Regelmäßige Optimierung: System wird monatlich besser
✅ Strategische Partnerschaft: Dedizierter Consultant kennt Ihr Business
✅ Continuous Improvement: 10–20% Produktivitätsplus YoY
✅ Planbare Kosten: Fixe Monatsgebühr, keine Überraschungen
✅ Messbarer ROI: Ø 200–300% Return

Mit 20+ Jahren Erfahrung im BC-Support hat QUALIA das Managed-Services-Modell so verfeinert, dass es maximalen Wert liefert. Unsere Kunden „erhalten“ ihr ERP nicht nur – sie verbessern es kontinuierlich und nutzen neue Möglichkeiten, bevor es der Wettbewerb tut.

Bereit, Ihren BC-Support aufs nächste Level zu heben?

Support-Selbstcheck: Beantworten Sie 5 Fragen:

1. Haben Sie einen dedizierten BC-Consultant, der Ihr Business kennt?
   ☐ Ja ☐ Nein

2. Wird Ihr BC-System proaktiv überwacht (Performance, Errors, Integrationen)?
   ☐ Ja ☐ Nein

3. Gibt es monatliche Optimierungsgespräche (nicht nur reaktiven Support)?
   ☐ Ja ☐ Nein

4. Nutzen Sie Advanced BC Features (Dimensionen, Budgets, Workflows, KI)?
   ☐ Ja ☐ Nein

5. Sind Supportkosten planbar (fixe Monatsgebühr statt pro Ticket)?
   ☐ Ja ☐ Nein

Scoring:

• 4–5 Ja: Exzellenter Support (weiter so)

• 2–3 Ja: Solider Support (mit Verbesserungspotenzial)

• 0–1 Ja: Primär reaktiv (viel Wert bleibt liegen)

Kontakt QUALIA für ein Support Assessment: 📧 Email: info@qualiatechnik.de
📞 Phone: +49 (0) 157 714 84472
🌐 Web: www.qualiatechnik.de

Free Support Assessment: [calendly.com/qualia-support-assessment]
Wir prüfen Ihr aktuelles Supportmodell, zeigen Gaps auf und empfehlen den passenden Plan (unverbindlich).

Serie abgeschlossen! Sie haben jetzt alle 6 Blogs unserer Business-Central-Implementierungsserie gelesen:

• Blog 01: Transform Your SME with Business Central

• Blog 02: QUALIA Rule Engine (No-Code Business Logic)

• Blog 03: QUALIA Workflow (No-Code Process Automation)

• Blog 04: Migrating from Legacy ERP to Business Central

• Blog 05: Business Central Upgrades (Stay Current, Stay Competitive)

• Blog 06: Business Central Support & Optimization (dieser Blog)

Danke fürs Lesen! Kontaktieren Sie QUALIA, um Ihre Business-Central-Reise zu starten.

Copyright © 2025 QUALIA Technik GmbH. All rights reserved.