Migration von Legacy-ERP zu Business Central – eine bewährte Roadmap

Code: BC-IMPL-04
Category: Migration & Upgrade
Target Audience: IT-Leitung, CFOs, Geschäftsführung
Reading Time: 12 Minuten

Einleitung: Das Legacy-ERP-Dilemma

Ihr aktuelles ERP hat Ihnen über Jahre gute Dienste geleistet – vielleicht Dynamics NAV, QuickBooks Enterprise, Sage, SAP Business One oder sogar ein individuell entwickeltes System. Doch inzwischen steigen die Herausforderungen:

• End-of-Support-Fristen: Der Hersteller erzwingt ein Upgrade oder beendet den Support

• Steigende Wartungskosten: Supportgebühren steigen, während die Plattform stagniert

• Integrationsprobleme: Neue Tools (E-Commerce, CRM, BI) lassen sich nicht sauber anbinden

• Cloud-Anforderung: Remote Work und verteilte Standorte erfordern Cloud-Zugriff

• Compliance-Druck: Neue Regeln verlangen Funktionen, die Ihr System nicht bietet

• Fachkräftemangel: IT-Personal für veraltete Plattformen ist schwer zu finden

Die Frage ist nicht „Ob wir migrieren“ – sondern „Wie migrieren wir erfolgreich?“

Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet eine moderne, cloud-first ERP-Plattform mit Enterprise-Funktionen zu KMU-tauglichen Kosten. Die Migration aus Legacy-Systemen ist jedoch anspruchsvoll: Datenkonvertierung, Prozess-Redesign, User Adoption und Business Continuity erfordern saubere Planung.

Mit über 20 Jahren ERP-Migrationserfahrung von QUALIA Technik GmbH haben wir über 150 Unternehmen von Legacy-Plattformen nach Business Central migriert – ohne Datenverlust, mit minimaler Downtime und schneller Nutzerakzeptanz.

Dieser Blog liefert eine bewährte Roadmap – von der Bewertung über den Go-Live bis zur Optimierung danach.

Migrationslandschaft: Welche Optionen gibt es?

Typische Migrationsszenarien

Szenario 1: Dynamics NAV → Business Central

• Komplexität: Mittel (ähnliche Plattformen)

• Timeline: 8–16 Wochen

• Datenmigration: 80% automatisiert (Tabellenstruktur-Kompatibilität)

• Customizations: prüfen und neu umsetzen (manches ist mit modernen BC-Features nicht mehr nötig)

• User Retraining: gering (vertraute UI)

Szenario 2: QuickBooks → Business Central

• Komplexität: Mittel bis hoch (andere Datenmodelle)

• Timeline: 12–20 Wochen

• Datenmigration: manuelles Mapping (u. a. Kontenplan-Restrukturierung)

• Prozess-Redesign: hoch (BC bietet deutlich mehr Tiefe)

• User Retraining: hoch (andere Navigation/Begriffe)

Szenario 3: Sage (50, 100, 300, X3) → Business Central

• Komplexität: hoch (proprietäre Datenstrukturen)

• Timeline: 16–24 Wochen

• Datenmigration: komplexes Mapping (insb. Sage X3 mit Fertigung)

• Customization-Analyse: häufig kompletter Neuaufbau

• User Retraining: hoch (andere Workflow-Logik)

Szenario 4: SAP Business One → Business Central

• Komplexität: hoch (enterprise-nahe Komplexität)

• Timeline: 20–28 Wochen

• Datenmigration: komplex (mehrstufige Stammdaten, große Transaktionshistorie)

• Reporting: SAP Crystal Reports müssen für BC neu designt werden

• User Retraining: hoch (andere UI-Philosophie)

Szenario 5: Eigenentwicklung/Homegrown → Business Central

• Komplexität: sehr hoch (Datenqualität unbekannt, Logik nicht dokumentiert)

• Timeline: 24–36 Wochen

• Datenmigration: umfangreiche Discovery (Datenqualität oft schwach)

• Prozessdokumentation: häufig nicht vorhanden (Reverse Engineering nötig)

• User Retraining: vollständig (keine Vergleichsbasis)

Migration vs. Greenfield-Implementierung

QUALIA-Empfehlung: Kritische Stammdaten plus 2–3 Jahre Transaktionshistorie migrieren; ältere Daten read-only archivieren. Das balanciert Vollständigkeit und Komplexität.

Phase 1: Bewertung & Planung (3–4 Wochen)

Discovery Workshop (Woche 1)

Ziel: Ist-Zustand verstehen und Migrationsumfang definieren.

Aktivitäten:

1. Dokumentation des aktuellen Systems:

• Plattformversion und Edition

• Datenbankgröße und Wachstumsrate

• Anzahl Unternehmen/Standorte/Währungen

• Nutzeranzahl (aktiv vs. Lizenzen)

• Customization-Inventar (Reports, Formulare, Workflows, Integrationen)

• Integrationspunkte (CRM, E-Commerce, EDI, Banking)

2. Data-Quality-Assessment:

3. Prozessreview:

• Aktuelle Workflows mappen (Quote-to-Cash, Procure-to-Pay, Order-to-Fulfillment)

• Pain Points und Workarounds identifizieren

• Customizations bewerten: Sind sie noch nötig? (Oft nein – moderne BC-Features ersetzen vieles)

• Reporting-Anforderungen prüfen (kritisch vs. nice-to-have)

4. Integrationsinventar:

Gap Analysis (Woche 2)

Ziel: Legacy-Funktionalität mit Business Central „out of the box“ vergleichen.

Framework:

Funktionale Gaps:

Customization-Analyse:

Integrations-Roadmap:

Migrationsstrategie-Dokument (Woche 3)

Deliverable: Umfassender Migrationsplan mit Stakeholder-Freigabe.

Inhalte:

1. Executive Summary

• Challenges im Altsystem

• Business Case für Business Central

• Timeline und Budget

• Risiko-/Mitigationsplan

• Success Criteria

2. Scope Definition

3. Data Migration Plan

4. Cutover Plan

5. Training Plan

Projektplanung (Woche 4)

Projekt-Timeline:

Projektteam:

Budget (Beispiel):

Phase 2: Business-Central-Konfiguration (5 Wochen)

Woche 5–6: Foundation Setup

Company Configuration:

Navigation: Companies → Create New

General Information:
  - Company Name: [Ihr Unternehmen]

Chart of Accounts:

Master Data Templates:

Woche 7–8: Modulkonfiguration

Sales & Receivables:

Purchase & Payables:

Inventory Management:

Manufacturing (falls relevant):

Woche 9: Custom Development & Integrationen

Custom-Development-Projekte:

Integration Development:

Phase 3: Datenmigration (4 Wochen)

Woche 10–11: Skriptentwicklung

Migration Tools:

Beispielprozess:

Script 1: Kontenplan

Script 2: Debitoren

Script 3: Debitorenposten (open)

Scripts 4–10 (analog):

• Kreditoren

• Kreditorenposten (offen)

• Artikel

• BOMs

• Inventory Ledger Entries (Eröffnungswerte)

• Offene Sales Orders

• Offene Purchase Orders

Woche 12: Migrationstests

Testzyklus 1:

Issue Log Beispiel:

Testzyklus 2:

Phase 4: User Training (2 Wochen)

Woche 13: Super-User-Training

Tag 1: BC Fundamentals

• Navigation (Role Center, Suche, Favoriten)

• Common Tasks

• Shortcuts/Effizienz

• Personalisierung

Tag 2: Modul-Deep-Dive

• Finance: G/L, AR, AP, Bank Reconciliation

• Warehouse: Receipts, Putaway, Picks, Shipments, Inventory Journals

• Sales: Quotes, Orders, Credit Memos

• Purchasing: Requisitions, POs

Tag 3: Advanced & Troubleshooting

• Dimensionen

• Reporting/Analytics

• Fehlermeldungen

• Hilfe/Support

Tag 4: Go-Live Support Preparation

• häufige Fragen

• Eskalationsprozess

• Support-Schedule Woche 1

Woche 14: Endanwendertraining

• Rollenbasierte Sessions (8–10 Personen)

• Hands-on mit realen Szenarien

• Übung in Sandbox

• Q&A

Materialien:

• User Guides (20–40 Seiten je Rolle)

• Video-Tutorials (50+ Videos, 3–7 Minuten)

• Quick Cards

• FAQ Knowledge Base

Phase 5: User Acceptance Testing (2 Wochen)

Woche 15–16: UAT

Ziele:

• Konfiguration gegen Requirements validieren

• Datenmigration prüfen

• Integrationen testen

• Training im realen System

• Vertrauen aufbauen

UAT-Testplan:

Test Scenario 1: Quote-to-Cash

Test Case: Angebot → Auftrag → Versand → Rechnung → Zahlung

Steps:
  1. Angebot erstellen
  2. 5 Artikel mit unterschiedlicher Preislogik
  3. Angebot zu Auftrag
  4. Bestandsprüfung
  5. Pick/Ship
  6. Versand buchen (Invoice entsteht)
  7. Rechnung per E-Mail
  8. Zahlung verbuchen
  9. Prüfen: G/L + Bank korrekt

Expected:
  ☐ Angebot ok
  ☐ Daten bleiben erhalten
  ☐ Bestand reduziert
  ☐ Rechnung entspricht Auftrag
  ☐ E-Mail inkl. PDF
  ☐ Saldo Kunde = 0
  ☐ G/L korrekt

Tester: Sales + Warehouse + AR
Dauer: 45 Minuten
Status: [PASS | FAIL | BLOCKED]
Issues: [...]

Test Scenarios 2–20:

• Procure-to-Pay

• Wareneingang

• Fertigungsauftrag

• Monatsabschluss

• Retouren

• Umlagerungen

• Neu Debitor

• Neu Kreditor

• Bankabstimmung

• Finanzreporting

• Inventur

• Provisionsreport

• Preisabweichungsanalyse

• Aging

• Bestandsbewertung

• Budget vs. Actual

• Dimensionsreports

• Multi-Currency

• Intercompany

• Integrationstests

UAT-Issue-Resolution:

Phase 6: Go-Live & Cutover (1 Woche)

Pre-Go-Live Checklist (Woche 17, Mo–Do)

Final Preparations:

Cutover Weekend (Woche 17, Fr–So)

Freitag (17:00–23:00):

Samstag (09:00–18:00):

Sonntag (10:00–16:00):

10:00: Final Checks
  - User Access
  - Integrationen (Testorder)
  - E-Mail
  - Drucker

12:00: Doku final
  - Known Issues + Workarounds
  - Support-Prozesse
  - On-call

14:00: Final Go/No-Go
  - Sponsor Approval
  - Confidence: [%]

Go-Live Monday (Woche 18, Tag 1)

Timeline:

07:00: Support on-site (QUALIA + Super User)
  - Command Center
  - Ticket-Tracking

08:00: Start User
  - Coaching je Bereich
  - First Transactions

09:00: Checkpoint
  - Issues: [X krit., Y minor]
  - Performance: [Good | Concerns]
  - Sentiment: [Confident | Struggling | Frustrated]

Phase 7: Post-Go-Live Support (12 Wochen)

Woche 1–2: Intensive Support (On-Site)

Support Model:

• QUALIA Consultant on-site (5 Tage/Woche)

• Super User full-time

• Zeiten: 07:00–18:00

• After-hours: nur kritisch

Fokus:

• Fragen sofort beantworten

• Prozessverbesserungen (BC way vs. legacy way)

• Performance monitoren

• Konfiguration feinjustieren

• Trainingsmaterial aktualisieren

Daily Metrics:

Woche 3–4: Transition zu Remote Support

Support Model:

• QUALIA remote (Phone/Teams)

• Super User in-person

• Zeiten: 08:00–17:00

• Response: <2h kritisch, <8h normal

Fokus:

• Erster Monatsabschluss

• Reporting-Validierung

• Integrationsmonitoring

• Performance-Optimierung

Woche 5–8: Optimierungsphase

Support Model:

• QUALIA on-demand

• Super User lösen ~80%

• Weekly Check-ins (30 min)

Fokus:

• Workarounds eliminieren

• Advanced Training

• Custom Reports

• Integrations-Enhancements

Woche 9–12: Handover

Support Model:

• Super User selbstständig

• QUALIA nur Eskalation

• Monthly Review (1h)

Fokus:

• Knowledge Transfer

• Maintenance Agreement

• Phase-2-Planung

• Continuous-Improvement-Empfehlungen

Kritische Erfolgsfaktoren

1. Executive Sponsorship

Warum wichtig:

• Budget-Authority

• Entscheidungen bei Trade-offs

• Adoption durchsetzen („BC ist nicht optional“)

• organisatorische Blocker entfernen

Best Practice: CFO/COO als Sponsor, wöchentliche Reviews.

2. Dedizierter Projektmanager

Warum wichtig:

• Single Point of Coordination

• Timeline halten

• Stakeholder-Kommunikation

• Issues bis zur Lösung treiben

Best Practice: interner PM (mind. 50% Zeit), eng mit QUALIA PM.

3. Datenqualität

#1 Grund für Migrationsfehlschläge: Schlechte Datenqualität wird zu spät entdeckt.

Mitigation:

• Assessment in Phase 1

• Bereinigung im Legacy

• Automatisierte Validierung

• 80/20: Kritisches fixen, Rest dokumentieren

4. User Buy-In

Warum wichtig:

• Widerstand kann Projekt kippen

• Workarounds statt Lernen

• niedrige Adoption = ROI verfehlt

Mitigation:

• Nutzer in Designentscheidungen einbinden

• Nutzen früh und oft kommunizieren

• Quick Wins feiern

• Adoption gamifizieren (Leaderboard)

5. Realistische Timeline

Warum wichtig:

• zu schnell = Fehler, schlechtes Training, Frust

• zu langsam = Momentumverlust

QUALIA-Empfehlung:

• kleines KMU (10–25 User): 12–16 Wochen

• mittel (25–75): 18–24 Wochen

• komplex (75+, Fertigung, Multi-Location): 24–36 Wochen

Red Flags:

• „Go-Live in 6 Wochen“ (meist unrealistisch)

• „Nehmen Sie sich Zeit“ (Projekt driftet)

Häufige Stolpersteine – und wie Sie sie vermeiden

Pitfall 1: Scope Creep

Wie es aussieht:

• „Wenn wir schon migrieren, machen wir Advanced Warehouse gleich mit“

• „Können wir E-Commerce und EDI noch schnell adden?“

Vermeidung:

• strikte Scope-Grenzen (Day-1 vs. Phase 2)

• Change-Request-Prozess

• Kernmigration zuerst, Enhancements danach

Pitfall 2: Zu wenig Testing

Wie es aussieht:

• UAT wird abgekürzt („testen wir in Produktion“)

• Go-Live-Probleme, die im Test auffallen müssten

Vermeidung:

• 2 Wochen UAT einplanen (nicht verhandelbar)

• Super User testen eigene Szenarien

• mind. 2 vollständige Testmigrationen

Pitfall 3: Training-Abkürzungen

Wie es aussieht:

• „Wir schulen nach Go-Live“

• Nutzer sollen es über Onlinehilfe lernen

Vermeidung:

• Rollenbasiertes Training vor Go-Live (nicht optional)

• Hands-on Übungen

• Materialien 24/7 verfügbar

• Super User als Coaches

Pitfall 4: Change Management unterschätzen

Wie es aussieht:

• Fokus nur Technik, Menschen ignoriert

• Workarounds, Beschwerden, Widerstand

Vermeidung:

• Kommunikationsplan (monatliche Updates)

• Nutzer früh einbinden

• Erfolge feiern

• Leadership reinforcement

Nach der Migration: Support & Optimierung

Monat 1–3: Stabilisierung

Fokus: Stabilität, Restissues lösen.

Aktivitäten:

• wöchentliche Super-User-Check-ins

• Performance monitoren

• Prozesse verfeinern

• Advanced Training

Monat 4–6: Optimierung

Fokus: Mehr Wert, mehr Effizienz.

Aktivitäten:

• Prozessautomatisierung (QUALIA Workflow)

• komplexe Logik (QUALIA Rule Engine)

• Advanced Reporting (Power BI)

• Integrations-Enhancements

Monat 7–12: Ausbau

Fokus: Zusätzliche Capabilities.

Aktivitäten:

• neue Module

• weitere Standorte

• weitere Unternehmen

• weitere Integrationen

Laufend: Continuous Improvement

QUALIA Managed Services:

• Bronze Plan: €500/Monat

  • E-Mail Support (48h Response)

  • Quartals-Health-Check

  • Update Notifications

• Silver Plan: €1.200/Monat

  • Phone + E-Mail (8h Response)

  • Monatlicher Health-Check

  • Proaktive Optimierung

  • 10 Std/Monat inkl. (mehr: €120/Std)

• Gold Plan: €2.500/Monat

  • Priority Support (2h Response)

  • Wöchentliche Check-ins

  • Dedizierter Consultant

  • 25 Std/Monat inkl. (Rollover bis 50 Std)

  • Quartalsweise Executive Business Review

Fazit: Ihr Migrationserfolg beginnt hier

Die Migration von Legacy-ERP zu Business Central ist ein großes Vorhaben – mit der richtigen Planung, erfahrenem Partner und bewährter Methodik ist sie zugleich eine Transformationschance.

QUALIA Technik GmbH hat 150+ Unternehmen erfolgreich zu Business Central migriert. Aus jedem Projekt haben wir gelernt, unseren Ansatz geschärft und Werkzeuge entwickelt, die Migration beschleunigen und Risiken senken.

Ihre erfolgreiche Migration umfasst: ✅ Umfassende Bewertung (Ist-Zustand, Risiken)
✅ Detaillierter Plan (Timeline, Budget, Ressourcen)
✅ Automatisierte Migration (max. Accuracy, min. manueller Aufwand)
✅ Rollenbasiertes Training (User confident vor Go-Live)
✅ Strenges Testing (Issues vor Produktion finden)
✅ Cutover-Support (On-Site im kritischen Zeitraum)
✅ Optimierung nach Go-Live (kontinuierliche Verbesserung)

Bereit, Ihre Migration zu starten?

Kontaktieren Sie QUALIA für ein kostenfreies Migrations-Assessment. Wir prüfen Ihr aktuelles System, identifizieren Risiken und liefern eine Roadmap inkl. Timeline und Budget.

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📞 Phone: +49 (0) 123 456 7890
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Als Nächstes in unserer Serie: Blog 05 erklärt Business-Central-Upgrades – wie Sie Ihr System aktuell halten, Störungen minimieren und neue Features nutzen.

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