Business Central Implementierung planen: Grundlagen & Analyse (Foundation & Discovery)

Teil 1 von 8 in der Business-Central-Implementierungsserie

Veröffentlicht: Dezember 2025 | Lesezeit: 12 Minuten

Einleitung

Der Start einer Microsoft Dynamics 365 Business Central Implementierung ist ein Veränderungsprojekt, das Ihre Abläufe, Transparenz und Entscheidungsfähigkeit nachhaltig verbessern kann. Der Erfolg hängt jedoch maßgeblich von der Qualität der Vorarbeit ab: Genau wie ein Gebäude ein stabiles Fundament benötigt, braucht Ihre Business-Central-Einführung eine saubere Planung, klare Ziele und fundierte Entscheidungen von Beginn an.

In diesem Leitfaden begleiten wir Sie durch die erste, kritische Phase einer Business-Central-Implementierung: Grundlagen & Analyse (Foundation & Discovery). Ob Sie als Entscheider ERP-Optionen bewerten, als Projektleiter die Implementierung vorbereiten oder als Business Analyst Anforderungen erheben – dieser Artikel liefert Ihnen praxiserprobte Frameworks und konkrete Leitplanken, um sicher in die Umsetzung zu starten.

Business Central verstehen: Das Fundament moderner ERP-Einführungen

Bevor Sie die Implementierung planen, lohnt ein kurzer Blick auf die Kernleistungen von Business Central.

Was ist Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist eine umfassende, cloudbasierte ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Plattform vereint Finanzwesen, Supply Chain/Logistik, Vertrieb, Kundenservice und Projektmanagement in einem integrierten System.

Merkmale, die Business Central besonders auszeichnen:

• Cloud-native Architektur: Skalierbar, überall verfügbar, automatische Updates

• Integration ins Microsoft-Ökosystem: Tiefe Verzahnung mit Microsoft 365, Power Platform und Azure

• Branchenflexibilität: Konfigurierbar für Fertigung, Handel/Distribution, Retail, Dienstleistungen u. v. m.

• Moderne Benutzererfahrung: Intuitive Oberfläche, rollenbasierte Dashboards, mobile Nutzung

• Schnellere Einführung: Deutlich kürzere Implementierungsdauer als bei klassischen On-Prem-ERP-Systemen

Warum Unternehmen Business Central wählen

Organisationen entscheiden sich aus mehreren, typischen Gründen für Business Central:

Ablösung von Altsystemen: Viele Unternehmen arbeiten mit veralteten On-Prem-Systemen, die funktional begrenzt sind, hohe Wartungskosten verursachen und Wachstum bremsen. Business Central bietet eine moderne Alternative mit reduziertem IT-Betrieb.

Unternehmenswachstum: Mit zunehmender Komplexität werden Insellösungen und Excel-Prozesse untragbar. Business Central schafft Skalierbarkeit und Prozessintegration, ohne dass bei jedem Wachstumsschritt ein Systemwechsel nötig wird.

Digitale Transformation: Cloud, mobiles Arbeiten und KI-gestützte Erkenntnisse werden zum Standard. Business Central unterstützt diese Transformation mit moderner Plattformlogik.

Kostenoptimierung: Das Abomodell reduziert hohe Anfangsinvestitionen und schafft planbare Betriebskosten.

Microsoft-Synergien: Unternehmen, die bereits Microsoft 365, Teams, Outlook, Excel oder Power BI nutzen, profitieren von der nahtlosen Integration.

Business Case erstellen: Die Investition sauber begründen

Ein überzeugender Business Case sichert Stakeholder-Commitment und schafft Zielklarheit für die Implementierung.

Pain Points und Potenziale identifizieren

Starten Sie mit einer strukturierten Bestandsaufnahme typischer Probleme:

• Prozessineffizienzen: Manuelle Dateneingaben, doppelte Arbeiten, zeitaufwändige Abstimmungen

• Geringe Transparenz: Kein Zugriff auf Echtzeit-Finanz- oder Betriebsdaten

• Integrationslücken: Systeme sind nicht verbunden; Daten müssen manuell übertragen werden

• Compliance-Risiken: Audit-Anforderungen und regulatorische Pflichten sind schwer zu erfüllen

• Skalierungsgrenzen: Wachstum wird durch Systeme/Prozesse gebremst

• Serviceprobleme: Verzögerte Auftragsabwicklung oder falsche Bestände

Return on Investment (ROI) berechnen

Erstellen Sie eine ROI-Betrachtung, die sowohl harte Einsparungen als auch weiche Nutzen berücksichtigt:

Harte Kosteneffekte:

• Geringere Infrastruktur- und Wartungskosten

• Wegfall oder Reduktion von Lizenzen ersetzter Systeme

• Effizienzgewinne durch Automatisierung (weniger manuelle Tätigkeiten)

• Reduzierte Lagerkosten durch bessere Bestands-Transparenz

• Vermeidung von Strafzahlungen/Mehraufwand durch bessere Compliance

Weiche Nutzen:

• Schnellere Entscheidungen durch Echtzeit-Reporting

• Höhere Kundenzufriedenheit und bessere Bindung

• Produktivere Mitarbeitende und höhere Zufriedenheit

• Mehr Agilität und schnellere Reaktionsfähigkeit

• Höhere Datenqualität und Konsistenz

Investitionskosten:

• Software-Abonnements

• Leistungen des Implementierungspartners

• Interne Ressourcen (Projektteam, Key User, Fachbereiche)

• Schulung und Change Management

• Datenmigration und Integration

• Anpassungen/Erweiterungen

In vielen Projekten zeigt eine Business-Central-Implementierung innerhalb von 12–18 Monaten einen positiven ROI – die Effekte steigen typischerweise, sobald Nutzer sicher arbeiten und zusätzliche Funktionen sukzessive eingeführt werden.

Implementierungsteam aufbauen

Erfolg entsteht durch ein cross-funktionales Team mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten.

Interne Stakeholder

Executive Sponsor: Ein C-Level-Sponsor, der strategische Richtung gibt, Hindernisse beseitigt und Ressourcen sicherstellt. Sichtbares Sponsoring signalisiert dem Unternehmen Priorität.

Projektleitung: Verantwortlich für Tagessteuerung, Zeitplan, Budget und Kommunikation. Die Projektleitung ist der zentrale Knotenpunkt und treibt das Momentum.

Prozessverantwortliche (Business Process Owner): Fachliche Leads aus Finance, Operations, Vertrieb, Einkauf etc. Sie kennen Ist-Prozesse, definieren Verbesserungen und validieren Konfigurationen.

IT-Verantwortliche: Stellen technische Readiness sicher, koordinieren Security/Compliance und Integrationen. Auch bei Cloud-Projekten ist IT-Einbindung entscheidend.

Key User / Super User: Engagierte Mitarbeitende, die zu Systemexperten werden, Tests unterstützen und als Multiplikatoren im Fachbereich wirken.

Change-Management-Lead: Verantwortlich für Kommunikation, Adoption-Strategie und Umgang mit Widerständen. Change Management wird häufig unterschätzt – ist aber erfolgskritisch.

Externe Partner

Kriterien für die Auswahl eines Business-Central-Implementierungspartners:

• Branchenerfahrung: Verständnis für branchentypische Prozesse und Best Practices

• Zertifizierungen: Microsoft Solutions Partner Status, zertifizierte Berater, belastbare Referenzen

• Methodik: Strukturiertes Vorgehen, Projektmanagement, Qualitätssicherung

• Support- und Trainingsleistungen: Optionen nach dem Go-Live, Schulungskompetenz, Optimierung

• Cultural Fit: Kommunikationsstil, Reaktionsgeschwindigkeit, Werte-Fit

• Referenzen: Ähnliche Projekte in Größe/Komplexität erfolgreich umgesetzt

Partnerschaft richtig aufsetzen:

Die Zusammenarbeit sollte kollaborativ sein, nicht rein transaktional. Definieren Sie früh Kommunikationsregeln, Eskalationswege und Entscheidungsgremien.

Projektscope und Ziele definieren

Eine klare Scope-Definition verhindert Scope Creep, steuert Erwartungen und macht Erfolg messbar.

Scope-Grenzen

Definieren Sie, was in der ersten Implementierungsphase enthalten ist:

In Scope:

• Kernmodule und Kernprozesse für Phase 1

• Integrationen, die für Day-1 zwingend erforderlich sind

• Notwendige Anpassungen, die kritische Anforderungen abdecken

• Datenmigration für definierte Entitäten und Zeiträume

• Schulung und Support während der Hypercare-Phase

Out of Scope:

• Erweiterte Module/Funktionen für spätere Phasen

• „Nice-to-have“-Anpassungen ohne direkten Prozessnutzen

• Historische Daten außerhalb der vereinbarten Aufbewahrungsanforderungen

• Integrationen zu Systemen, die abgelöst werden

• Tiefgreifende Prozessreorganisationen mit organisatorischen Umstrukturierungen

SMART-Ziele

Formulieren Sie Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert:

Beispielziele:

• Finanzwesen Go-Live inkl. Monatsabschluss-Fähigkeit bis Q2 2026

• 95% Benutzerakzeptanz innerhalb von 30 Tagen nach Go-Live

• Monatsabschluss von 10 auf 5 Tage reduzieren innerhalb von 3 Monaten

• Manuelle Datenerfassung zwischen Vertrieb und Buchhaltung eliminieren (CRM-Integration)

• Echtzeit-Bestandsübersicht über alle Lagerstandorte

Kritische Erfolgsfaktoren

• Executive Commitment: Nachhaltige Führungssupport und Ressourcenverfügbarkeit

• User Engagement: Aktive Mitarbeit der Fachbereiche und Key User

• Datenqualität: Saubere Stammdaten als Basis für Migration

• Change Management: Gute Kommunikation und wirksame Schulungsprogramme

• Scope-Disziplin: Nicht-kritische Anforderungen bewusst in spätere Phasen verschieben

• Partner Collaboration: Starkes Arbeitsverhältnis mit dem Implementierungspartner

Zeitplanung und Budgetierung

Realistische Zeit- und Budgetannahmen vermeiden Überraschungen und sichern Ressourcen.

Typische Implementierungsphasen

Eine Business-Central-Implementierung folgt häufig dieser Struktur:

Phase 1: Analyse & Planung (4–6 Wochen)

• Anforderungsanalyse

• Prozess-Mapping und Gap-Analyse

• Lösungsdesign

• Projektplan-Finalisierung

Phase 2: Konfiguration & Entwicklung (6–10 Wochen)

• Systemeinrichtung und Konfiguration

• Erweiterungen/Entwicklung

• Integrationsentwicklung

• Report-Design

Phase 3: Datenmigration (3–5 Wochen)

• Datenextraktion und Bereinigung

• Migrationstests

• Datenvalidierung

• Cutover-/Umstellungsplanung

Phase 4: Test (4–6 Wochen)

• Systemtests

• Integrationstests

• User Acceptance Tests (UAT)

• Performance-Tests

Phase 5: Schulung & Go-Live-Vorbereitung (3–4 Wochen)

• Durchführung der Schulungen

• Dokumentation finalisieren

• Go-Live-Readiness-Check

• Cutover-Ausführung

Phase 6: Go-Live & Hypercare (2–4 Wochen)

• Produktivsetzung

• Intensive Betreuung

• Fehlerbehebung

• Stabilisierung

Gesamtdauer: 22–35 Wochen (ca. 5,5–9 Monate) für eine Standard-Implementierung

Einflussfaktoren sind u. a.:

• Unternehmenskomplexität und Nutzeranzahl

• Anzahl der Module

• Umfang der Anpassungen

• Integrationskomplexität

• Datenvolumen und Datenqualität

• Verfügbarkeit der Fachbereiche für Tests und Schulungen

Budgetaspekte

Planen Sie ein Gesamtbudget, das alle Kostenbestandteile abdeckt:

Software-Lizenzen:

• Business-Central-Lizenzen (Essentials, Premium, Team Member)

• Zusätzliche Kapazitäten/Add-ons

• Sandbox-Umgebungen für Tests

Implementierungsleistungen:

• Beratungsleistungen (Analyse, Konfiguration, Entwicklung, Schulung)

• Projektmanagement

• Change-Management-Beratung

Interne Ressourcen:

• Zeitbudget des Projektteams

• Verfügbarkeit von Subject Matter Experts

• Beteiligung an Test & Schulung

Drittanbieter-Komponenten:

• ISV-Lösungen oder AppSource-Erweiterungen

• Middleware/Tools für Integrationen

• Reporting-Tools oder Add-ons

Infrastruktur & Support:

• Netzwerk-Optimierungen

• Hardware für Peripherie (z. B. Barcode-Scanner, Etikettendrucker)

• Supportverträge nach dem Go-Live

Puffer/Reserve:

• 10–15% des Gesamtbudgets für unerwartete Anforderungen oder Risiken

Als grobe Orientierung liegen Business-Central-Implementierungen häufig zwischen 50.000 € (einfach, weitgehend Standard) und 250.000 €+ (komplex, mehrere Gesellschaften, viele Integrationen/Anpassungen). Die Spanne hängt stark vom Scope und der Prozesslandschaft ab.

Erfolgskriterien und KPIs

Definieren Sie messbare Kriterien, um Projekterfolg und Systemwirksamkeit zu bewerten.

Metriken für Implementierungserfolg

Projektergebnis:

• Go-Live zum geplanten Termin

• Budgetabweichung (Ziel: <10%)

• Scope-Erfüllungsgrad

• Kritische Defekte zum Go-Live (Ziel: 0 kritische Issues)

Benutzerakzeptanz:

• Login-Häufigkeit und Nutzungsraten

• Schulungsabschlussquoten

• Ticketvolumen und Lösungszeiten

• User-Zufriedenheit

Prozessverbesserungen:

• Durchlaufzeitreduktion (Order-to-Cash, Procure-to-Pay, Monatsabschluss)

• Verbesserte Datenqualität

• Eliminierung manueller Workarounds

• Schnellere Report-Erstellung

Langfristige Value-KPIs

Finanzkennzahlen:

• Verbesserung DSO (Days Sales Outstanding)

• Optimierung Lagerumschlag

• Senkung Kosten pro Transaktion

• Bessere Cashflow-Transparenz und Forecasting-Genauigkeit

Operative Kennzahlen:

• Auftragsdurchlaufzeit

• Rechnungsverarbeitungszeit

• Bestandsgenauigkeit

• Termintreue

Strategische Kennzahlen:

• Time-to-Insight (Reporting/Analyse)

• Verfügbarkeit und Performance

• Feature-Adoption-Rate

• Agilität (Zeit für Prozessänderungen)

Risikoanalyse und Maßnahmen

Proaktives Risikomanagement verhindert typische Fallstricke.

Häufige Implementierungsrisiken

Datenqualitätsprobleme:

• Risiko: Schlechte Quelldaten führen zu Migrationfehlern oder Problemen in der Systemintegrität

• Maßnahme: Frühes Data Profiling, Bereinigungsprozess, Validierungsregeln, Qualitäts-Gates

Scope Creep:

• Risiko: Unkontrollierte Zusatzanforderungen verlängern Zeit und erhöhen Kosten

• Maßnahme: Formales Change-Control, regelmäßige Scope-Reviews, phasenweiser Ausbau

User-Widerstand:

• Risiko: Niedrige Akzeptanz wegen Veränderungswiderstand oder unzureichender Schulung

• Maßnahme: Umfassendes Change-Management-Programm, frühe Einbindung, Sponsoring

Ressourcenverfügbarkeit:

• Risiko: Schlüsselpersonen sind durch Tagesgeschäft blockiert

• Maßnahme: Executive Commitment, formale Ressourcenzuordnung, Priorisierung

Integrationskomplexität:

• Risiko: Unerwartete Integrationshürden verursachen Verzögerungen

• Maßnahme: Frühe Integrationsanalyse, Proof-of-Concepts, erfahrene Integrationsentwickler

Skill-Gap intern:

• Risiko: Fehlendes Know-how für Betrieb, Support und Optimierung

• Maßnahme: Wissenstransfer, Key-User-Aufbau, Dokumentation, Supportvertrag

Framework für Risikomanagement

1. Risiken identifizieren: Regelmäßige Workshops mit Stakeholdern

2. Risiken analysieren: Eintrittswahrscheinlichkeit und Impact bewerten

3. Priorisieren: Fokus auf hohe Wahrscheinlichkeit und hohen Impact

4. Maßnahmen planen: Konkrete Maßnahmen pro Top-Risiko

5. Monitoring: Wöchentliches Review des Risk Registers

Den richtigen Implementierungspartner auswählen

Der Implementierungspartner beeinflusst den Projekterfolg erheblich.

Bewertungsprozess

Request for Proposal (RFP):

Inhalte für ein RFP:

• Unternehmensprofil und Ausgangslage

• Systemlandschaft und IT-Umfeld

• Prozessübersicht und Pain Points

• Scope und Ziele

• Zeitliche Rahmenbedingungen

• Budgetrahmen

• Bewertungslogik

Bewertungskriterien:

1. Erfahrung & Expertise (30%):

   • Jahre Business-Central-Implementierung

   • Anzahl erfolgreicher Projekte

   • Branchenerfahrung

   • Technische Zertifizierungen

2. Methodik & Vorgehen (25%):

   • Implementierungsmethodik

   • Projektmanagement

   • Qualitätssicherung

   • Change-Management-Fähigkeiten

3. Teamaufstellung (20%):

   • Seniorität/Skills der Berater

   • Stabilität und Verfügbarkeit

   • Kommunikationsqualität

   • Cultural Fit

4. Kosten & Nutzen (15%):

   • Preis/Leistung

   • Mehrwertleistungen

   • Transparenz/Flexibilität

   • ROI-Argumentation

5. Support & Services (10%):

   • Support nach dem Go-Live

   • Trainingsangebot

   • Optimierungsleistungen

   • Reaktionszeiten

Referenzchecks:

Sprechen Sie mit mindestens drei Referenzkunden:

• Zeitplan-Genauigkeit

• Budgettreue

• Problemlösungsfähigkeit

• Qualität des Post-Go-Live-Supports

• Gesamteindruck und Empfehlung

Best Practices für die Zusammenarbeit

Klare Kommunikation etablieren:

• Regelmäßige Statusmeetings (wöchentlich in aktiven Phasen)

• Eskalationswege definieren

• Gemeinsames Doku-/Ablage-Repository

• RACI/Entscheidungsmatrix

Zusammenarbeit fördern:

• Gemeinsame Working Sessions

• Wenn möglich: Co-Location / hybride Workshops

• Offene Kommunikationskanäle

• Gegenseitige Verbindlichkeit

Erwartungen managen:

• Transparenz über Herausforderungen und Grenzen

• Realistische Zeitpläne und Deliverables

• Klar definierte Rollen

• Dokumentierte Annahmen

Ihre Implementierungs-Roadmap erstellen

Erarbeiten Sie eine Roadmap, die ambitioniert ist – aber gleichzeitig realistisch bleibt.

Vorteile eines phasenweisen Vorgehens

Statt „Big Bang“ empfiehlt sich häufig ein Phasenmodell:

Phase 1: Finanzwesen (Core Finance)

• Hauptbuch, Kreditoren, Debitoren

• Bankabstimmung

• Basis-Reporting

• Essenzielle Integrationen

Phase 2: Supply Chain / Operations

• Lager/Bestandsmanagement

• Einkauf

• Verkauf/Auftragsabwicklung

• Lagerlogistik

Phase 3: Erweiterte Funktionen

• Fertigung (falls relevant)

• Projektmanagement

• Servicemanagement

• Advanced Reporting/Analytics

Phase 4: Optimierung & Ausbau

• KI- und Copilot-Funktionen

• Power-Platform-Lösungen

• Erweiterte Integrationen

• Prozessfeinschliff

Bestandteile der Roadmap

• Timeline: Grober Zeitplan mit Meilensteinen

• Deliverables: Kernergebnisse je Phase

• Abhängigkeiten: Voraussetzungen und Reihenfolge

• Ressourcen: Team- und Partnerkapazitäten

• Go/No-Go-Gates: Entscheidungszeitpunkte für die nächste Phase

• Erfolgskriterien: Messgrößen für den Phasenabschluss

Deliverables: Ergebnisse der Planungsphase

Stellen Sie am Ende der Grundlagen- und Analysephase sicher, dass diese Deliverables vorliegen:

1. Project Charter

Ein formales Dokument mit:

• Projektzielen und Erfolgskriterien

• Scope-Grenzen (In/Out of Scope)

• Projektorganisation und Governance

• Budget und Zeitplan

• Annahmen, Constraints und Risiken

• Freigaben/Unterschriften

2. Stakeholder-Matrix

Eine strukturierte Übersicht:

• Alle Stakeholder (intern/extern)

• Rollen und Verantwortlichkeiten

• Kommunikationsbedarf

• Entscheidungskompetenzen

• Einfluss-/Betroffenheitsgrad

3. High-Level Implementierungs-Roadmap

Eine visuelle Timeline mit:

• Phasen und Meilensteinen

• Kernaktivitäten und Deliverables

• Ressourcenfenstern

• Go-Live-Zieldatum

• Ausbau-/Optimierungsphasen nach Go-Live

4. Initiale Checkliste für die Anforderungsanalyse

Struktur für die nächste Phase:

• Prozessbereiche für die Dokumentation

• Interviewpartner

• Workshop-Plan

• Bestehende Dokumente

• Pain Points

• Verbesserungsoptionen

Fazit: Die Basis für eine erfolgreiche Business-Central-Einführung

Die Phase Grundlagen & Analyse entscheidet oft darüber, ob Ihre Business-Central-Implementierung später reibungslos läuft oder in vermeidbaren Problemen stecken bleibt. Wenn Sie Zeit in Planung, Teamaufbau, Zielklarheit und Partnerauswahl investieren, schaffen Sie ein stabiles Fundament für die Umsetzung.

Wichtigste Takeaways:

✓ Mit dem „Warum“ starten: Ein starker Business Case macht Nutzen und Priorität klar

✓ Das richtige Team aufstellen: Interne Stakeholder plus erfahrener Implementierungspartner

✓ Scope klar definieren: Phase 1 fokussieren, spätere Phasen bewusst planen

✓ Realistische Erwartungen setzen: Zeitplan, Budget und Erfolgskriterien sauber festlegen

✓ Risiken früh managen: Stolpersteine identifizieren und Maßnahmen vorbereiten

✓ Langfristig denken: Go-Live ist der Start einer kontinuierlichen Verbesserung

Mit diesem Fundament sind Sie bereit für die nächste Phase: Anforderungsanalyse & Prozess-Mapping – dort dokumentieren Sie detailliert, wie Business Central Ihre Abläufe optimal unterstützen soll.

Nächster Artikel in der Serie: Blog 2: Anforderungsanalyse & Prozess-Mapping – So erheben Sie Anforderungen strukturiert, modellieren Prozesse und identifizieren Gaps zwischen Ist- und Soll-Zustand.

Download-Ressourcen:

• Project-Charter-Vorlage

• Stakeholder-Matrix-Vorlage

• Implementierungs-Roadmap-Vorlage

• ROI-Rechner für den Business Case

Fragen oder Kommentare? Teilen Sie Ihre Erfahrungen und Herausforderungen in der Planung einer Business-Central-Implementierung gern in den Kommentaren.

Dies ist Teil 1 einer 8-teiligen Serie zur Business-Central-Implementierung. Abonnieren Sie, um Benachrichtigungen zu neuen Artikeln zu erhalten.

Über den Autor: [Ihre Qualifikationen und Erfahrung mit Business-Central-Implementierungen]

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